Kako omogočiti zapiske umetne inteligence v storitvi Teams

Ste že kdaj zapustili sestanek s tistim meglenim spominom na to, kdo je kaj rekel in kdo je dolžan katero nalogo? Ja – že večkrat. Microsoft nam je končno vrgel vrv: Teams zdaj dodaja zapiske, ki jih ustvari umetna inteligenca, tako med klicem kot po njem. Občutek je nekoliko podoben temu, kot če bi iz klobuka potegnili zajca – le da je zajec prepis.

V tem priročniku vam bom natančno pokazal, kako omogočiti zapiske z umetno inteligenco v programu Teams , katera skrbniška polja je treba označiti, kje končni uporabniki preklopijo stikala ter klasične scenarije »ups«, na katere ljudje naletijo (sivi gumbi, manjkajoči zavihki s povzetki, celotna zgodba). Iskreno povedano, ko je to nastavljeno, se ročno pisanje zapiskov zdi približno tako učinkovito kot klesanje kamnitih plošč.

Članki, ki jih boste morda želeli prebrati po tem:

🔗 Umetna inteligenca za predodvetnike: Najboljša brezplačna aplikacija za odvetnike z umetno inteligenco
Kadar koli potrebujete takojšnjo pravno pomoč in nasvet na področju umetne inteligence.

🔗 Napovedi stav s strani umetne inteligence: razlaga strokovnjaka za umetno inteligenco
Oglejte si, kako usposobljeni modeli umetne inteligence izboljšujejo napovedi in vpoglede v stave.

🔗 Orodja SaaS AI: Najboljša programska oprema, ki jo poganja umetna inteligenca
Odkrijte usposobljene rešitve programske opreme umetne inteligence za rast in učinkovitost poslovanja.

Hiter zemljevid notranjosti 💡

• Kaj Microsoft sploh misli z »AI Notes« (namig: Facilitator in Intelligent Recap sta različni stvari)

• Korak za korakom: kako ga skrbniki + navadni uporabniki dejansko vklopijo

• Licenciranje, odvisnost od prepisovanja in prikrita politika sestankov, ki ljudi spravlja v zadrego

• Primerjalna tabela, ki jo lahko preberete brez kave

• Pravila zasebnosti/shranjevanja – ledena gora pod vodo

• Odpravljanje težav: zakaj stikala včasih izginejo

Zakaj so zapiski umetne inteligence resnično uporabni ✅

Predstavljajte si opombe umetne inteligence kot več kot le domiseln seznam.

• Moderator vam omogoča beleženje zapiskov v živo, kar tam na sestanku.

• Inteligentni povzetek se začne izvajati naknadno – povzetki, naloge, poglavja, kdo je kdaj govoril, delo.

Vse se nahaja na mestih, ki jih ljudje že uporabljajo – v klepetu v aplikaciji Teams , na zavihku Povzetek Loop, ki jo je mogoče soustvarjati . Omogoča iskanje, sodelovanje in zmanjšuje nerodne namige »hej, kdo je bil lastnik 7. diapozitiva?«. [1][4]

Prednosti iz resničnega življenja:

• V trenutku : ko se prepisovanje zažene, se zapiski začnejo samodejno polniti pod novo ikono zapiskov. [1]

• Nato : povzetek prikazuje naloge, časovnice govorcev, teme – bogatejši, če je posnetek, vendar še vedno deluje brez njega. [4]

• Urejanje s strani ljudi : shranjeno kot stran Loop (datoteka .loop), ki jo lahko udeleženci izboljšajo. [2]

Dve glavni različici AI Notes 🛣️

Na zapiske AI boste naleteli na enega od dveh načinov:

1. Moderator = zapiski v živo
   Dodajte jih iz povabila ali jih vklopite sredi sestanka. Takoj ko so v živo, se prepis samodejno zažene in gumb za zapiske se spremeni. Udeleženci lahko urejajo v realnem času. Trenutno je v javni predogledni različici , za tistega, ki preklopi stikalo, Microsoft 365 Copilot

2. Inteligentni povzetek = paket za po sestanku.
   Z omogočeno ustrezno licenco + prepisom boste videli celoten povzetek: zapiske, naloge, poglavja, govornike. Posnetek ga obogati, vendar ni obvezen. [4]

Končni rezultat? Kakorkoli že, uporabnikom ni treba storiti veliko – zapiski se preprosto prikažejo.

Nastavitev skrbnika: izogibajte se sivim preklopnim modrim barvam 🧰

Če ste skrbnik IT, je to kontrolni seznam, ki preprečuje, da bi se stvari pokvarile:

1. Licenciranje

   • Inteligentni povzetek → zahteva Teams Premium ali M365 Copilot . [4]

   • Facilitator → zahteva M365 Copilot in predogled Teams Public . [2]

2. Pravilnik o sestankih: Preklop Copilota
   Skrbniško središče → Sestanki → Pravilniki o sestankih → Snemanje in prepisovanje → Copilot . Možnosti: Vklopljeno , Vklopljeno z zahtevanim prepisom ali Vklopljeno s privzeto shranjenim prepisom . Ali PowerShell:

   Set-CsTeamsMeetingPolicy - Copilot ...
   

   [3]

3. Prepis/snemanje
   Omogočiti mora prepis za oba dela. Snemanje ni obvezno, vendar dodaja govornike, poglavja, teme. [2][4]

4. Izbirni pomočnik: pripnite Meet
   Pripnite Meet za vse, da povzetki ne bodo skriti. To storite prek pravilnikov za nastavitev aplikacije ali pa uporabnikom omogočite ročno pripenjanje. [4]

Majhen trik: organizatorji lahko nastavijo Dovoli sodelavca (Allow Copilot) = Samo med srečanjem (Only during the meeting ). Na ta način sodelavec pomaga v živo, vendar se prepis ne shrani, razen če nekdo izrecno posname/prepiše. [5]

Koraki končnega uporabnika: dejansko obračanje 🔘

Ko administratorji zapustijo vzletno-pristajalno stezo, lahko uporabniki vklopijo opombe umetne inteligence takole:

A) Moderator med sestankom

• V povabilu : preklopite Moderatorja . Če ni na voljo, označite Možnosti sestanka → Kopilot in druga umetna inteligenca → Dovoli Kopilota . [1]

• Znotraj sestanka : Več dejanj → Vklopi moderatorja . Počakajte nekaj minut – opombe se prikažejo, ko se prepis ogreje. [1]

• Po : pojdite na Klepet → Povzetek → Opombe . Stran z zanko = urejljiva. [1][2]

Opozorilo: Facilitator deluje samo za načrtovane sestanke . Ne za sestanke kanalov, ne za hitre klepete, ne za navadne klice. Poleg tega ga lahko preklapljajo le organizatorji/predstavljalci na namiznem računalniku/spletu. [1]

B) Inteligenten povzetek po sestanku

Samo odprite Povzetek . To je vse – zapiski, naloge, govorci, časovnica. Snemanje ga izboljša, vendar povzetek še vedno deluje brez njega. [4]

Vzporedno: Facilitator v primerjavi s povzetkom v primerjavi z ročnimi zapiski 📊

Ni popolno, ampak dovolj blizu - kot napol pečeni browniji.

Past politike 🧪

Tukaj je "zagata": če prepis blokiran, Facilitator ne bo ustvaril zapiskov in povzetek bo le gol. Dvakrat preverite pravilnike sestanka. Snemanje ni obvezno, vendar brez njega izgubite govornike/poglavja. [2][4]

Organizatorji nadzorujejo tudi Dovoli kopilota :

• Med + po,

• Samo med,

• ali Izklopljeno .

Srednja možnost je idealna za občutljive sestanke: Copilot pomaga v živo, vendar brez povzetkov, razen če se prepisovanje zažene ročno. [5]

Zasebnost + shranjevanje - ledena gora 🧊

Kje vse to živi?

• Zapiski moderatorja → shranjeni kot .loop v mapi Srečanja OneDrive pobudnika. Udeleženci lahko sourejajo. [2]

• Inteligentni povzetek → ustvarjen iz prepisa/posnetka, prikazan v zavihku Povzetek (z ali brez posnetka). [4]

Ljudje, ki so osredotočeni na skladnost s predpisi: preverite Microsoftovo dokumentacijo za lokacije shranjevanja, e-odkrivanje in vidike upravljanja. [2][4]

Hitre rešitve za odpravljanje težav 🧯

• Preklopi vidno, vendar se ne vklopi → običajno licenciranje ali pravilnik. Prepričajte se, da je M365 Copilot + prepis dovoljen. [2][3][4]

• Opombe se ne prikažejo → potrdite, da je Facilitator vklopljen (ikona se je spremenila) in počakajte nekaj minut. [1]

• Sestanki prek kanala → ni podprto. Uporabite načrtovane sestanke zunaj kanala. [1]

• Želim vpoglede, ne pa shranjenih prepisov → nastavite Dovoli Copilota = Samo med sestankom . [5]

• Uporabniki ne morejo najti povzetkov → pripnite aplikacijo Meet. Preprosta rešitev. [4]

Priročnik, pripravljen za uporabo v Runbooku 📋

1. Dodelitev licenc (Teams Premium / M365 Copilot, odvisno). [2][4]

2. Pravilniki za sestanke: omogočite Copilot; obseg prek skupin; deluje tudi PowerShell. [3]

3. Vklopi prepis (snemanje ni obvezno). [2][4]

4. Organizatorji usposabljanja: Možnosti sestanka → Preklop za kopilota → Preklop za moderatorja → Zavihek Povzetek. [1][5]

5. Pripnite aplikacijo Meet za lažje odkrivanje. [4]

6. Pilotni poskus → zbiranje povratnih informacij → prilagajanje.

7. Zasebnost/skladnost z referencami v dokumentu. [2][4]

Nasveti za uporabnost, ki olajšajo življenje 🪄

• Ste se pridružili pozno? Za nadoknaditev uporabite Copilot – bolje deluje s snemanjem/prepisovanjem. [4]

• Občutljiv sestanek? Izberite samo med sestankom . [5]

• Najprej se pripravite: skupni zapiski za dnevni red/naloge naredijo rezultate umetne inteligence čistejše.

Pogoste sitne napake, odgovori 🙋♀️

V: Ali gostje/zunanji uporabniki vidijo zapiske umetne inteligence?
O: Ne. Zapiski moderatorja ostanejo interni. Organizatorji/predavatelji jih nadzorujejo na namizju/spletu. [1][2]

V: Ali so podprti sestanki kanalov?
O: Ni za moderatorja. Uporabite standardne načrtovane sestanke ali inteligentni povzetek. [1][4]

V: Kje točno so ti shranjeni?
O: Facilitator = datoteka z zanko v OneDrive-u pobudnika. Povzetek = artefakti prepisa/posnetka, prikazani v Teams. [2][4]

Zaključne misli 🧩

Recept je torej naslednji: uredite licence, v pravilnikih vklopite Copilota, dovolite prepisovanje. Naučite uporabnike, naj vklopijo Facilitatorja , ko želijo zapiske v živo – ali pa se za jasnost po sestanku preprosto zanesite na Inteligentni povzetek . Če stikalo manjka, je verjetno, da gre za težavo z licenciranjem/pravilnikom. In ne pozabite na možnost »Samo med sestankom« za udobje upravljanja. Ko se vse skupaj poveže, se sestanki zdijo lažji, čistejši in veliko manj »počakajte ... o čem smo se pravkar dogovorili?«.

Reference

1. Moderator v sestankih Microsoft Teams (omejitve, preklopi, kdo ga lahko vklopi, samodejni prepis) — Microsoftova podpora

2. Nastavitev Facilitatorja v storitvi Microsoft Teams (licenciranje, predogled, shramba Loop, nadzor najemnikov) — Microsoft Learn

3. Upravljanje srečanj in dogodkov v storitvi Microsoft 365 Copilot v storitvi Teams (možnosti pravilnika za skrbnike in PowerShell) – Microsoft Learn

4. Inteligentni povzetek klicev in sestankov v aplikaciji Teams (licenciranje, zahteve za prepisovanje/snemanje, pripenjanje v aplikaciji Meet) – Microsoft Learn

5. Uporaba aplikacije Copilot brez snemanja sestanka v aplikaciji Teams (vedenje »Samo med sestankom«) – Microsoftova podpora

Poiščite najnovejšo umetno inteligenco v uradni trgovini z umetno inteligenco

O nas