Kako omogočiti zapiske umetne inteligence v storitvi Teams

Kratek odgovor: Opombe z umetno inteligenco v programu Teams delujejo najbolje, ko skrbniki najprej omogočijo ustrezne pravilnike za Copilota in prepisovanje, nato pa organizatorji vklopijo Facilitatorja ali uporabijo Recap v podprtih sestankih. Če licenciranje, prepisovanje ali vrsta sestanka niso pravilno nastavljeni, se opombe morda ne bodo prikazale ali pa bodo nepopolne.

Ključne ugotovitve:

Skrbniški nadzor: Preden pričakujete prikaz zapiskov umetne inteligence, preverite pravilnike o sestankih v storitvi Teams.

Preverjanje licence: Povežite funkcije Facilitator, Recap in Copilot s pravilnimi pooblastili.

Zahteva glede prepisovanja: Omogočite in zaženite prepisovanje, kadar so zapiski z umetno inteligenco po sestanku pomembni.

Priprava sestankov: Za izboljšanje rezultatov uporabite načrtovane, podprte sestanke z jasnimi dnevnimi redi.

Človeški pregled: Pred deljenjem zapiskov preverite imena, odločitve, roke in občutljive podrobnosti.

1. Kaj pomenijo opombe umetne inteligence v aplikaciji Teams 🤖

Preden se lotimo omogočanja zapiskov umetne inteligence v programu Teams, moramo ločiti tri podobne funkcije:

• Zapiski, ustvarjeni z umetno inteligenco med sestankom – običajno prek Facilitatorja v sestankih Teams.

• Zapiski umetne inteligence v povzetku – zapiski in nadaljnje naloge, prikazane po sestanku ali dogodku.

• Zapiski s srečanja Copilot – zapiski, ustvarjeni prek storitve Microsoft 365 Copilot iz klepeta s srečanja ali povzetka.

Moderator lahko ustvarja zapiske z umetno inteligenco v realnem času, povzema ključne odločitve, dokumentira odprta vprašanja, odgovarja na vprašanja v klepetu na sestanku in pomaga pri upravljanju nalog. Microsoft pravi, da je za dodajanje Moderatorja na sestanek ali njegov vklop med sestankom potrebna licenca Microsoft 365 Copilot , čeprav lahko notranji udeleženci sestanka vidijo posodobitve v živo, ko se izvaja.

Ta razlika je pomembna, saj lahko ena oseba reče »zapiski umetne inteligence« in misli na elegantno ploščo z zapiski v živo, druga pa na zavihek z zapiski umetne inteligence po sestanku. Ista kuhinja, drugi predali.

2. Hiter kontrolni seznam, preden omogočite zapiske umetne inteligence v aplikaciji Teams ✅

Tukaj je suhoparen, a pomemben del. Zapiski umetne inteligence se ne pojavijo čarobno samo zato, ker je nekdo kliknil »Pridruži se«. Običajno potrebujete pravilno licenco, pravilen skrbniški pravilnik, omogočeno prepisovanje in obliko sestanka, ki podpira to funkcijo.

Najprej preverite te:

• Vaša organizacija uporablja Microsoft 365 Copilot za zapiske Facilitatorja z umetno inteligenco v živo ali Teams Premium/Copilot , kjer se uporabljajo funkcije Intelligent Recap.

• Prepisovanje je dovoljeno s politiko srečanj v storitvi Teams.

• Administratorski pravilnik ne blokira Copilota.

• Sestanek je načrtovan sestanek v storitvi Teams, kjer je funkcija podprta.

• Organizator ali voditelj ima dovoljenje za vklop ustrezne funkcije umetne inteligence.

• Sestanek je dovolj dolg in prepisan, če želite zapiske umetne inteligence po sestanku.

Microsoft Teams Premium vključuje »Ogled zapiskov in opravil, ki jih ustvari umetna inteligenca, s sestankov« kot komunikacijsko zmogljivost, ki jo poganja umetna inteligenca, medtem ko navodila za Facilitator posebej navajajo, da je za dodajanje ali vklop Facilitatorja potreben Microsoft 365 Copilot.

Majhen zamik, saj seveda obstaja: zapiski umetne inteligence v Recap so na voljo za dogodke, ki so trajali dlje kot pet minut in so bili prepisani v angleščino, Microsoft pa tudi ugotavlja, da se oblikovanje lahko razlikuje glede na jezik prepisovanja.

3. Kako omogočiti zapiske umetne inteligence v aplikaciji Teams kot skrbnik 🛠️

Za skrbnike se postopek omogočanja zapiskov umetne inteligence v programu Teams začne v skrbniškem središču za Teams, ne pa v samem sestanku. Tu se mnogi zataknejo. Ves čas iščejo gumb »Zapiski umetne inteligence«, vendar pravilnik v ozadju tiho govori »ne«.

Skrbniška pot je običajno:

1. Odprite skrbniško središče za Teams.

2. Pojdite na Srečanja.

3. Izberite Pravilniki za sestanke.

4. Izberite obstoječo politiko ali ustvarite novo.

5. Poiščite Snemanje in prepisovanje .

6. Poiščite Copilot .

7. Izberite eno od razpoložljivih možnosti:

   • Vklopljeno

   • Vklopljeno s shranjenim prepisom

   • Vklopljeno s privzetim shranjevanjem prepisa

   • Izklopljeno

8. Shranite pravilnik in se prepričajte, da je dodeljen pravim uporabnikom.

Microsoftova skrbniška navodila navajajo te nastavitve pravilnika za sestanke Copilot in pojasnjujejo, da pravilnik za prepisovanje vpliva na to, ali lahko Copilot deluje med sestanki in po njih.

Prav tako morate potrditi, da je prepis na voljo. Prepisovanje v storitvi Teams je funkcija, ki jo nadzirajo pravilniki, zato morata tako organizator kot uporabnik, ki začne prepisovanje, omogočiti to nastavitev za sestanke, spletne seminarje ali srečanja z občinskimi zbori, da se vključijo prepisi.

To je del, ki ga ljudje preskočijo in nato krivijo Teams. Včasih si Teams to zasluži. Vendar ne vedno.

4. Kako omogočiti zapiske umetne inteligence v aplikaciji Teams pri načrtovanju sestanka 📅

Za organizatorje sestankov je najlažja pot, da pred začetkom sestanka pripravijo zapiske z umetno inteligenco. To daje Teamsu več manevrskega prostora, da se lepo obnaša, kot mačka, ki je že bila nahranjena.

Če želite med razporejanjem dodati moderatorja:

1. Odprite Koledar v aplikaciji Teams.

2. Izberite Novo.

3. Vklopite za srečanje v aplikaciji Teams .

4. Izberite Možnosti.

5. Pojdite na Copilot in drugo umetno inteligenco.

6. Prepričajte se, možnost Dovoli kopilota in moderatorja nastavljena na eno od naslednjih možnosti:

   • Samo med srečanjem

   • Med in po srečanju

7. Vklopite stikalo Facilitator

8. Izberite Uporabi.

V Microsoftovih navodilih za Facilitatorja piše, da je to pot razporejanja, in je navedeno tudi, da je Facilitatorja mogoče dodati le načrtovanim sestankom, ne pa tudi sestankom kanalov, takojšnjim sestankom ali klicem Teams.

Tudi dobro povabilo na sestanek pomaga. V opis ali zapiske sestanka dodajte preprost dnevni red. Moderator lahko preveri dnevni red v povabilu ali zapiskih sestanka Loop in ga uporabi za organizacijo razprave. Ni čarovnija, ampak precej blizu, ko ima vaš sestanek preveč trenutkov »samo še ena stvar«.

5. Kako vklopiti zapiske umetne inteligence med sestankom v živo v storitvi Teams 🎙️

Morda ste ga pozabili omogočiti med načrtovanjem. Se zgodi. Odprete sestanek, nekdo vpraša: "Ali lahko umetna inteligenca dela zapiske?" in nenadoma vsi pogledajo organizatorja, kot da nadzoruje luno.

Če želite med sestankom vklopiti Facilitatorja:

1. Pridružite se srečanju Teams.

2. V kontrolnikih za srečanje izberite Več dejanj

3. Izberite Vklopi moderatorja.

4. Izberite jezik srečanja, če vas Teams pozove.

5. Počakajte nekaj minut, da se začnejo prikazovati opombe.

Ko je Facilitator vklopljen, se ikona zapiskov spremeni, kar pomeni, da so zapiski, ki jih ustvari umetna inteligenca, aktivni. Microsoft pravi, da se zapiski ne prikažejo takoj in lahko traja nekaj minut, ker temeljijo na razpravi, zajeti v prepisu.

Pomembna podrobnost vloge: udeleženci v mobilnih napravah lahko vidijo zapiske v živo, vendar lahko Facilitatorja med srečanjem vklopijo ali izklopijo le organizatorji ali predstavitelji, ki uporabljajo Teams v namiznem računalniku ali spletu.

Torej, če se nekdo v taksiju pridružuje prek telefona in sprašuje, zakaj ga ne more aktivirati, je to morda razlog. Je to nadležno? Da. Je logično? Večinoma.

6. Kako najti zapiske umetne inteligence po sestanku Teams 🔎

Po koncu sestanka zapiski ne izginejo v megli produktivnosti. Običajno jih lahko najdete v klepetu na sestanku ali v povzetku.

Za pregled vsebine, ki jo ustvari umetna inteligenca, po sestanku:

1. Odprite klepet v aplikaciji Teams.

2. Izberite klepet sestanka.

3. Na vrhu izberite Povzetek

4. Izberite Opombe ali Opombe umetne inteligence, odvisno od izkušnje, prikazane pri vašem najemniku.

Microsoft pravi, da je do vsebine, ki jo ustvari moderator, mogoče dostopati prek klepeta s sestanka in zapiskov s sestanka v Recapu po koncu sestanka. Zapiski s sestanka, ki jih ustvari umetna inteligenca, so shranjeni na strani Microsoft Loop, udeleženci sestanka pa lahko to stran Loop urejajo pred, med ali po sestanku.

Za širše opombe Recap AI Microsoft pravi, da si lahko uporabniki ogledajo ročno in z umetno inteligenco ustvarjene opombe ter nadaljnja opravila tako, da v povzetku dogodka izberejo opombe AI, pod pogojem, da sestanek izpolnjuje zahteve za prepisovanje.

Tukaj postanejo zapiski z umetno inteligenco več kot le trik za sestanke. Iz njih lahko izvlečete odločitve, naloge, spregledan kontekst in nadaljnje ukrepe, ne da bi morali ponovno predvajati celoten pogovor, kot da bi preiskovali kraj zločina v majhni pisarni 🕵️.

7. Primerjalna tabela: Načini uporabe zapiskov umetne inteligence v Teamsih 📊

Metoda / Značilnost	Najboljše za	Glavna zahteva	Kaj dobite	Rahlo nadležno
Zapiski moderatorja v živo z umetno inteligenco	Sestanki, kjer ljudje potrebujejo zapiske med pogovorom	Licenca za Microsoft 365 Copilot	Zapiski, odločitve, vprašanja, naloge v realnem času	Potrebuje podprto vrsto sestanka – ne deluje vsak sestanek
Opombe umetne inteligence v povzetku	Pogovor po sestanku	Prepisan ustrezni sestanek	Zapiski, naloge, povzetek vsebine	Ne bo prikazano, če manjka prepis
Copilot »Ustvarjanje zapiskov sestanka«	Hitri povzetki po sestanku	Microsoft 365 Copilot	Ključne teme in akcijski načrti	Seveda moraš še preveriti
Ročne opombe Teams	Preprosti interni sestanki	Osnovni dostop do zapiskov s sestanka	Dnevni red, zapiski, naloge	Nekdo mora tipkati, tragično, ampak resnično
Posnetek in prepis	Pregled in poteki dela skladnosti	Pravilnik o snemanju/prepisovanju omogočen	Iskalni prepis in kontekst predvajanja	Lahko ustvari vprašanja o shranjevanju in zasebnosti

Microsoftova navodila za podporo za zapiske, ki jih ustvari Copilot, pravijo, da lahko uporabniki iz klepeta sestanka izberejo Copilot, izberejo več pozivov, ustvarijo zapiske sestanka, jih kopirajo in prilepijo drugam, hkrati pa uporabnike opomnijo, naj preverijo izpis umetne inteligence, ker je lahko napačen.

8. Najboljša postavitev sestanka za boljše zapiske z umetno inteligenco v Teamsih 🧠

Poznavanje načina omogočanja zapiskov umetne inteligence v programu Teams je polovica dela. Pridobivanje koristnih zapiskov je druga polovica. Umetna inteligenca je sicer dobra pri strukturiranju, vendar ni bralec misli s slušalkami. Potrebuje čiste vnose.

Uporabite to nastavitev:

• Pred sestankom dodajte jasen dnevni red.

• Izgovorite odločitve na glas: »Odločitev: pilotni program bomo zagnali naslednji teden.«

• Ustno določite lastnike: »Maja je odgovorna za nadaljnje spremljanje financ.«

• Preden zamenjate temo, se ustavite.

• Izogibajte se temu, da se pet ljudi pregovarja. Da, ambiciozno.

• Dosledno uporabljajte imena, da bo lastništvo nalog jasnejše.

• Kadar koli je mogoče, naj bo jezik sestanka dosleden.

• Preden delite zapiske z drugimi, jih preverite.

Moderator lahko zazna dnevne rede iz povabila na sestanek ali zapiskov sestanka Loopin pomaga pri sledenju tem dnevnega reda med sestankom.

Tiho učinkovit trik: najavite svoje naloge, kot da bi pripovedovali za zelo utrujenega asistenta. Ne robotsko, samo jasno. »Akcijska naloga: Jordan bo poslal posodobljen komplet kart.« Takšen stavek naredi zapiske umetne inteligence veliko manj mekane.

9. Pogoste težave, ko se zapiski umetne inteligence ne prikažejo ⚠️

Če v programu Teams manjkajo opombe umetne inteligence, ne domnevajte takoj, da funkcija ne deluje. Morda je, vendar obstaja več običajnih ovir.

Pogosti vzroki vključujejo:

• Za funkcijo, ki jo poskušate uporabiti, nimate upravičenosti do programa Copilot ali Teams Premium

• Kopilot je onemogočen v pravilnikih za sestanke v aplikaciji Teams.

• Prepis je onemogočen za organizatorja ali osebo, ki ga poskuša začeti.

• Sestanek je prekratek za zapiske Recap AI.

• Sestanek ni bil prepisan.

• Nepodprta vrsta sestanka, na primer sestanek kanala za moderatorja.

• Napačna vloga, na primer udeleženec, ki poskuša vklopiti moderatorja.

• Omejitve za zunanje udeležence.

• Oznake občutljivosti ali ekstrakcija dnevnega reda, ki blokira šifriranje.

Microsoftova dokumentacija navaja, da Teams uporablja prepis dogodkov, podatke o udeležbi in podatke PowerPoint Live za zagotavljanje funkcij inteligentnega povzetka, ki jih poganja umetna inteligenca, zato lahko manjkajoči podatki o prepisu pomenijo manjkajočo vrednost povzetka umetne inteligence.

Za zapiske moderatorja v živo ne pozabite, da lahko med sestankom moderatorja vklopijo ali izklopijo le organizatorji in predstavitelji na namiznem računalniku ali spletu. Uporabniki mobilnih naprav si lahko zapiske v živo ogledajo, vendar funkcije ne morejo aktivirati na enak način.

10. Zasebnost, dovoljenja in pravilo »Prosimo, preverite to« 🔐

Opombe umetne inteligence so koristne, vendar niso pravni stenograf, pooblaščenec za skladnost ali vaš najbolj obseden s podrobnostmi sodelavec. Ustvarjene so iz podatkov sestankov in lahko zgrešijo kontekst, nerodno formulirajo nekaj ali pa neurejeno razpravo spremenijo v samozavesten povzetek, ki je le večinoma pravilen.

Microsoft navaja, da vsebina, ki jo v povzetku aplikacije Teams ustvari umetna inteligenca, temelji na prepisu dogodka in jo poganjajo GPT ter drugi modeli umetne inteligence, ter da je lahko netočna, nepopolna ali neprimerna.

Praktično pravilo je torej preprosto:

• Preden pošljete opombe umetne inteligence strankam, jih preglejte.

• Preverite odločitve, številke, imena in roke.

• Pred shranjevanjem ali posredovanjem občutljivih podatkov jih potrdite.

• Izogibajte se zanašanju na zapiske umetne inteligence kot edini zapis za pravne, kadrovske, finančne ali regulirane odločitve.

• Poskrbite, da udeleženci razumejo pravila prepisovanja in povzetkov, ki jih ustvari umetna inteligenca.

Teams ponuja tudi možnosti za sestanke in skrbniške kontrole za občutljivo vsebino sestankov, vključno s kontrolami, povezanimi s kopiranjem, posredovanjem, posnetki, prepisi in vpogledi, ki jih ustvari umetna inteligenca.

Malo paranoje je tukaj zdravo. Ne paranoja zaradi folije, ampak le paranoja tipa "morda ne prilepi surovega povzetka umetne inteligence v opombo na forumu, ne da bi ga prebral".

11. Nasveti za uvajanje za skrbnike in vodje ekip 🚀

Uvajanje zapiskov z umetno inteligenco deluje najbolje, če ne preklopite samo na stikalo in upate, da se bodo vsi obnašali kot v videoposnetku za usposabljanje.

Preprost načrt uvajanja:

1. Izberite majhno pilotno skupino.

2. Potrdite licence in pravilnike.

3. Omogočite nastavitve prepisovanja in Copilota za to skupino.

4. Ustvarite testni sestanek.

5. Preizkusite zapiske moderatorja v živo.

6. Poskusite z zapiski umetne inteligence po povzetku sestanka.

7. Dokumentirajte natančne korake, ki jih vidijo vaši uporabniki.

8. Ustvarite kratek interni vodnik »kdaj uporabiti zapiske umetne inteligence«.

9. Vključite opomnike o zasebnosti.

10. Vprašajte ljudi, kaj jih je zmedlo, ker vam bodo povedali. Glasno.

Razlog za pilotni projekt je, da se izkušnje s Teamsom lahko razlikujejo glede na licenciranje, skrbniške pravilnike, vrsto sestanka, različico odjemalca in organizacijske nastavitve. Ne gre za en sam velik rdeč gumb. Gre bolj za predal, poln gumbov, nekateri so označeni bolje kot drugi.

12. Hiter odgovor: Kako omogočiti zapiske z umetno inteligenco v aplikaciji Teams 🏁

Tukaj je skrajšana različica navodil za omogočanje zapiskov umetne inteligence v programu Teams:

Za administratorje:

• Pojdite v skrbniško središče za Teams.

• Odprite Srečanja > Pravilniki za srečanja.

• V razdelku Snemanje in prepisovanjeomogočite pravilen Copilot .

• Prepričajte se, da je prepisovanje dovoljeno.

• Dodelite pravilnik pravim uporabnikom.

Za organizatorje:

• Ustvarite načrtovano srečanje v storitvi Teams.

• Odprite Možnosti > Kopilot in druga umetna inteligenca.

• Nastavite Dovoli kopilota in moderatorja na omogočeno.

• Vklopite Facilitatorja.

• Uporabite nastavitev.

Med srečanjem:

• Izberite Več dejanj.

• Izberite Vklopi moderatorja.

• Počakajte nekaj minut, da se prikažejo zapiski, ki jih ustvari umetna inteligenca.

Po srečanju:

• Odprite klepet sestanka.

• Pojdi na Povzetek.

• Izberite Opombe ali Opombe z umetno inteligenco.

To je čista različica. Praktična različica vključuje preverjanje licenc, pravilnikov, prepisovanja, vlog in ali ima Teams enega tistih dni.

Zaključne misli 💬

Omogočanje zapiskov umetne inteligence v programu Teams ni težko, ko so elementi poravnani, vendar jih je enostavno zamenjati. Skrbniki nadzorujejo vrata pravilnikov. Organizatorji nadzorujejo pripravo sestanka. Predstavitelji in organizatorji lahko aktivirajo Facilitatorja na podprtih sestankih. Prepis daje umetni inteligenci nekaj, na čemer lahko dela. Povzetek je tisti, kjer sestanek postane mogoče iskati, ga je mogoče prebirati in – idealno – manj predstavlja močvirje spomina.

Najboljša nastavitev je preprosta: omogočite ustrezne pravilnike, vklopite prepisovanje, pravilno načrtujte sestanek, uporabite Facilitatorja, ko so zapiski v živo pomembni, in preglejte izhod, preden ga obravnavate kot resnico, vklesano v kamnite plošče 🪨. Zapiski umetne inteligence so zelo koristni, vendar so še vedno zapiski stroja, ki posluša ljudi, ki se medsebojno prekinjajo. Torej, da, uporabite jih. Le rahlo dvignite eno obrv.

Primer iz resničnega sveta: Uporaba zapiskov umetne inteligence za tedenski projektni sestanek s stranko 🧾

Scenarij

Predstavljajte si majhno spletno agencijo, ki vsak teden s stranko organizira 45-minutni sestanek v storitvi Teams. Iste težave se vedno znova pojavljajo: odločitve se pokopljejo v klepetu, naloge se napol ne spomnimo, nekdo pa po vsakem sestanku porabi 20–30 minut za to, da zapletene zapiske spremeni v posodobitev za stranko.

To je izmišljen, a realističen primer scenarija. Agencija uporablja zapiske umetne inteligence v aplikaciji Teams za ustvarjanje prvega osnutka zapiskov s sestanka, nato pa vodja projekta pregleda rezultate, preden se karkoli posreduje stranki. Ta zadnji del je pomemben. Umetna inteligenca pomaga pri administrativnem delu in ne nadomešča človeka, ki razume projekt.

Sestanek je načrtovan v aplikaciji Teams, prepisovanje je omogočeno in Facilitator je vklopljen pred začetkom klica. To se ujema z glavno točko članka: AI Notes deluje najbolje, ko so najprej urejeni pogoji licenciranja, pravilnika o sestanku, prepisovanja in nastavitve sestanka.

Kaj potrebuje asistent

Za to postavitev organizator pripravi:

Načrtovani sestanek v storitvi Teams, ne hiter ad hoc klic.

Kratek dnevni red v vabilu na sejo.

Za sestanek je omogočen prepis.

Moderator je bil vklopljen pred začetkom sestanka.

Vodja projekta, dodeljen pregledu zapiskov umetne inteligence.

Preprost kontrolni seznam za pregled imen, datumov, stroškov, rokov in odločitev strank.

Dober dnevni red bi lahko izgledal takole:

Dnevni red:

Preglejte dosežke prejšnjega tedna.

Potrdite spremembe besedila na domači strani.

Odločite se, ali boste videoposnetek s cenikom obdržali ali odstranili.

Dodelite lastnike za zagonska opravila.

Potrdite naslednji datum pregleda.

To daje umetni inteligenci več strukture kot nejasno povabilo k "pogovoru o projektu". Prav tako pomaga ljudem, da ostanejo nekoliko manj razpršeni, kar je vedno plus.

Primer navodila

Na začetku sestanka lahko organizator reče nekaj takega:

»Za beleženje odločitev in akcijskih nalog danes uporabljamo zapiske, ki jih ustvari umetna inteligenca. Prosimo, da odločitve jasno navedete, za vsako nalogo navedete ime lastnika in po možnosti določite roke. Zapiske bomo pred objavo po sestanku pregledali.«

Med sestankom lahko vodja projekta jasno opredeli naslednje akcijske naloge:

»Odločitev: video s cenikom bomo obdržali za začetek.«

»Zahteva: Priya bo poslala revidirano besedilo domače strani do četrtka ob 15. uri.«

»Naloga: Mark bo pred petkom preveril, ali se analitične oznake pravilno sprožijo.«

To se morda sprva zdi nekoliko formalno, vendar daje umetni inteligenci jasne smernice za delo. Vnesejo se nejasne razprave, napišejo se nejasni zapiski. Vnesejo se jasne odločitve, napišejo se praktični zapiski.

Kako ga preizkusiti

Preden ga uvedete v celotni ekipi, izvedite majhen test na treh sestankih.

Sestanek 1: Uporabljajte samo običajne ročne zapiske.

Sestanek 2: Uporabite zapiske umetne inteligence, vendar brez strukturiranega dnevnega reda.

Sestanek 3: Uporabite zapiske umetne inteligence z jasnim dnevnim redom in govorjeno obliko nalog.

Po vsakem sestanku preverite:

Koliko časa traja izdelava končnih zapiskov, pripravljenih za stranko.

Koliko akcijskih postavk je treba popraviti.

Ali so roki pravilno zajeti.

Ali je za vsako nalogo pripisan pravi lastnik.

Ali povzetek vključuje kaj, kar ni bilo dogovorjeno.

Pregledovalec naj primerja zapiske umetne inteligence s prepisom, preden karkoli pošlje zunanjemu izvajalcu. To je še posebej pomembno za denar, roke, pravno besedilo, odobritve ali obveznosti do strank.

Rezultat

Ilustrativni rezultat, ki temelji na časovnem merjenju treh vzorčnih 45-minutnih projektnih sestankov:

Samo opombe k priročniku: 28 minut za izdelavo čiste posodobitve odjemalca.

Zapiski umetne inteligence brez jasnega dnevnega reda: 17 minut za pregled in čiščenje zapiskov.

Zapiski umetne inteligence z dnevnim redom in jasnimi izgovorjenimi akcijskimi točkami: 9 minut za pregled in pošiljanje končne posodobitve.

To je ocenjenih 19 minut prihranka na sestanek v primerjavi z ročnim postopkom. Pri štirih tedenskih sestankih s strankami na mesec bi to pomenilo približno 76 minut prihranka mesečno za enega vodjo projekta.

Preverjanje kakovosti je prav tako pomembno kot prihranek časa. V tem primeru testa je strukturirana različica zapiskov umetne inteligence pravilno zajela 8 od 9 akcijskih postavk. Edina napaka je bil rok, ki ga je treba popraviti s strani človeka. Prav zato je treba zapiske umetne inteligence obravnavati kot dober prvi osnutek in ne kot končni vir resnice.

Kaj lahko gre narobe

Najpogostejša napaka je nejasen govor. Če nekdo reče: »To bomo uredili naslednji teden,« umetna inteligenca morda ne ve, kdo je lastnik tega »to« ali kaj pomeni »naslednji teden«.

Druga tveganja vključujejo:

Naloga je dodeljena napačni osebi.

Mehek predlog, napisan kot trdna odločitev.

Zamujeni ali napačno slišani rok.

Občutljivi podatki o strankah, ki se pojavljajo v zapiskih, ki so prevečkrat deljeni.

Prepis ni na voljo, kar slabi povzetek po sestanku.

Organizator predvideva, da so zapiski umetne inteligence samodejno pravilni, ker so videti urejeni.

Rešitev je neprivlačna, a učinkovita: uporabite kontrolni seznam za pregled, potrdite akcijske točke pred koncem sestanka in ne pošiljajte surovih zapiskov umetne inteligence neposredno stranki.

Praktični nasvet

AI Notes v Teamsu delujejo najbolje, ko je sestanek že dobro organiziran. Dodajte dnevni red, vklopite ustrezne nastavitve, jasno izgovorite odločitve in eno osebo dodelite za pregled. Če to storite, lahko AI Notes v nekaj minutah spremeni natrpan sestanek v uporabno nadaljnje delo, namesto da ustvarite še en dokument, o katerem morajo vsi kasneje razpravljati.

Pogosta vprašanja

Kako omogočim opombe umetne inteligence v programu Teams kot skrbnik?

Če želite kot skrbnik omogočiti zapiske umetne inteligence v aplikaciji Teams, začnite v skrbniškem središču za Teams. Pojdite v razdelek Srečanja, odprite pravilnike za sestanke in preglejte razdelek Snemanje in prepisovanje. Prepričajte se, da je Copilot dovoljen in da je prepisovanje omogočeno za prave uporabnike. Pravilnik je treba dodeliti tudi osebam, ki bi morale imeti dostop do zapiskov umetne inteligence.

Katere licence potrebujem za AI Notes v Teamsu?

Licenca je odvisna od funkcije zapiskov umetne inteligence, ki jo želite uporabljati. Za zapiske v živo, ustvarjene z umetno inteligenco, s Facilitatorjem, običajno potrebujete Microsoft 365 Copilot. Zapiski umetne inteligence v Recapu so lahko odvisni od dostopa do Teams Premium ali Copilota. V mnogih organizacijah bi morali skrbniki preveriti tako pravilnike o licenciranju kot tudi pravilnike o sestankih, preden domnevajo, da je funkcija na voljo.

Zakaj se zapiski umetne inteligence ne prikazujejo v mojem srečanju v aplikaciji Teams?

Opombe umetne inteligence se morda ne bodo prikazale, če je Copilot onemogočen, je prepisovanje blokirano ali če vrsta sestanka ni podprta. Sestanek je morda tudi prekratek, ni prepisan ali pa nima ustreznih dovoljenj organizatorja. Pogosta rešitev je preverjanje uporabniške licence, pravilnika o sestankih v storitvi Teams, nastavitev prepisovanja in ali je bil sestanek načrtovan in se ni začel takoj.

Ali lahko vklopim zapiske umetne inteligence med sestankom v živo v storitvi Teams?

Da, na podprtih sestankih lahko organizator ali predstavitelj med sestankom vklopi moderatorja. To običajno storijo v razdelku Več dejanj v kontrolnikih sestanka, nato pa izberejo Vklopi moderatorja. Zapiski se lahko prikažejo šele čez nekaj minut, ker Teams potrebuje vsebino razprave iz prepisa, preden lahko ustvari koristne zapiske.

Kje najdem zapiske umetne inteligence po sestanku v storitvi Teams?

Po sestanku odprite klepet sestanka v aplikaciji Teams in izberite Povzetek. Glede na vašo nastavitev boste morda videli Opombe ali Opombe umetne inteligence. Opombe, ki jih ustvari moderator, se lahko prikažejo tudi v klepetu sestanka in zapiskih sestanka. Opombe umetne inteligence po sestanku običajno delujejo najbolje, če je bil sestanek prepisan in je izpolnjeval zahteve glede funkcij.

Kakšna je razlika med zapiski sestanka moderatorja, povzetka in sopilota?

Facilitator je namenjen predvsem zapiskom v živo, ki jih med sestankom ustvari umetna inteligenca. Povzetek je namenjen temu, da uporabniki po sestanku pregledajo zapiske, naloge in vsebino sestanka. Zapiski sestanka Copilot se ustvarijo prek izkušnje Copilot iz klepeta na sestanku ali povzetka. Prekrivajo se, vendar niso povsem enake funkcije, zato se lahko zahteve glede nastavitve razlikujejo.

Ali je za delovanje zapiskov umetne inteligence na sestankih v storitvi Teams potreben prepis?

V mnogih delovnih tokovih zapiskov z umetno inteligenco v storitvi Teams je prepisovanje bistvenega pomena, saj daje umetni inteligenci nekaj za analizo. Povzetek zapiskov z umetno inteligenco je še posebej odvisen od razpoložljivosti prepisov in upravičenosti do sestanka. Skrbniki morajo v pravilnikih za sestanke potrditi, da je prepisovanje dovoljeno, organizatorji pa morajo zagotoviti, da je sestanek prepisan, ko potrebujejo zapiske po sestanku.

Kdo lahko vklopi Facilitatorja za AI Notes v Teamsu?

Moderatorja lahko običajno vklopijo organizatorji ali predstavitelji, ki uporabljajo Teams v namiznem računalniku ali spletu. Uporabniki mobilnih naprav si morda lahko ogledajo zapiske v živo, vendar morda ne bodo mogli sami aktivirati Moderatorja. Ta razlika v vlogah pogosto pojasni, zakaj en udeleženec vidi možnost zapiskov, medtem ko je druga oseba ne more omogočiti.

Kako lahko v Teamsu dobim boljše zapiske s sestankov, ustvarjene z umetno inteligenco?

Uporabite jasen dnevni red, odločitve izgovorite na glas in jasno poimenujte naloge. Po možnosti se izogibajte preglasovanju drug drugega in ohranite dosleden jezik sestanka. Zapiski umetne inteligence delujejo najbolje, kadar ima sestanek strukturo. Prav tako je koristno, da zapiske pregledate, preden jih delite z drugimi.

Ali so zapiski umetne inteligence v Teamsu dovolj zanesljivi za skupno rabo?

Zapiski umetne inteligence so koristni, vendar jih je vseeno treba preveriti, preden jih delite, zlasti s strankami ali vodstvom. Preglejte imena, številke, odločitve, roke in občutljive podrobnosti. Praktično pravilo članka je, da zapiske umetne inteligence obravnavate kot koristen osnutek, ne pa kot popoln pravni ali skladnostni zapis. Človeški pregled je še vedno pomemben.

Reference

1. Microsoftova podpora – Moderator na sestankih v storitvi Microsoft Teams – support.microsoft.com

2. Microsoft Learn – Nastavitve pravilnika za sestanke Copilot – learn.microsoft.com

Poiščite najnovejšo umetno inteligenco v uradni trgovini z umetno inteligenco

O nas